Сколько действует штатное расписание и когда его нужно менять

Как внести изменения в штатное расписание?

Организации вправе периодически вносить изменения в штатное расписание. В каких случаях нужно утверждать новое штатное расписание и уведомлять работников об изменениях — узнаете из нашей статьи.

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Штатное расписание: сколько раз в году можно менять

Здравствуйте!Скажите пожалуйста сколько раз в году руководитель предприятия может менять,а также вносить изменения в штатное расписание.

Штатное расписание является локальным документом организации и согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В законодательстве не содержится ограничений по поводу замены и количества изменений, вносимых в штатное расписание в течение года. Периодичность изменений штатного расписания зависит от производственных процессов, организационных изменений и других факторов происходящих у работодателя. Утверждение штатного расписания и изменения в него вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Сколько действует штатное расписание и когда его нужно менять

Основания для внесения изменений в штатное расписание.

В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

Как часто можно менять штатное расписание? В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет.

Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства. Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

• Формирование нового расписания штата.
• Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки.

Можно ли менять штатное расписание несколько раз в год

Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

• Увеличение или уменьшение оклада. Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда. Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда. Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.
• Введение новой должности.

Как часто можно менять штатное расписание

В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.
Как часто можно менять штатное расписание? В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании.

Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

Переименование должности или отдела.

Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

Увеличение или уменьшение оклада.

Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

• наименование организации;
• суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
• с какого числа вступают в силу данные корректировки;
• кто будет контролировать исполнение данного приказа.

На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”, “Приказ об оптимизации штатного расписания”.

Основания для внесения изменений в штатное расписание

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент – 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным ­нормативным актом (например, Положением об оплате труда). Как уведомлять работников? Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников.

Штатное расписание в вопросах и ответах

При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.

Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения. При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать.

Способы изменения штатного расписания

Рано или поздно в компании возникает необходимость:

• Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
• Исключить должность (или подразделение),
• Уменьшить количество единиц по одной должности,
• Изменить оклады или тарифные ставки,
• Ввести или убрать надбавки,
• Переименовать подразделения или должности.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Изменение штатного расписания при увеличении окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:

• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
• новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ.

Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера.

Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.

Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».

Внесение изменений в штатное расписание

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основания для внесения изменений в штатное расписание – это кадровые перемены, которые происходят в организации (таблица ниже).

Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, составе и численности ее сотрудников, поменяются оклады по должностям и так далее.

Эти события влияют на штатное расписание организации.

Кадровые преобразования, которые нужно отразить в штатном расписании

Есть два способа, которые можно применить, чтобы внести изменения в штатное расписание:

1. издать приказ о внесении поправок в действующее штатное расписание.

При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно.

Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом.

Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание.

Всё о том, как часто составляют штатное расписание, а также о том, когда можно и нужно его менять в организации

Штатное расписание помогает планировать работу и регулировать кадровые изменения.

Когда нужно этот документ менять, и что делать, если несколько лет подряд никаких изменений в нем не было.

Требуется ли по закону каждый год утверждать не изменившееся штатное расписание?

В статье вы узнаете, какой нормативный акт регулирует этот вопрос, а также как часто нужно его менять и нужно ли его менять вообще.

Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?

Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.

В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.

Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.

Как часто нужно менять?

Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде.

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения.

Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода. Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз.

Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.

Нужно ли менять, если изменений не было?

Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.

Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС).

Если произошло изменение, всегда ли нужно новое расписание?

Необходимость создания нового документа в организации зависит от масштабности изменений, замена существующей раскладки по персоналу не обязательна – возможна корректировка в том случае, если перемены коснулись всего нескольких единиц штата.

В этом случае издают приказ о внесении корректив в действующую раскладку по штатам, а в самом документе исправляют цифры, суммы и формулировки на измененные.

В реальной жизни даже трудно представить, как может работать бухгалтер, руководитель, инспектор ОК без раскладки по персоналу. Если предстоит сокращение штатов или численности, то при наличии такого наглядного документа принять решение намного проще. Разумный работодатель потребует от своих ИТР своевременных изменений свода штатов, возложив контроль за исполнением этого вопроса на экономиста или главбуха.