Служебная записка об выделении денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

Генеральному директору
ООО «Продвижение
Иванову И. И.
От главного бухгалтера
Петрова П. П.

Служебная записка

На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

Заявление от сотрудницы.
Свидетельство о рождении ребенка.

Главный бухгалтер Петров П. П.

В документе обязательно нужно указать основания для выплаты денег.
Желательно подтвердить их документально.
Также нужно прописать размер средств, которые нужно выдать.

Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
необходимо отправить кого-то в командировку;
требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Служебная записка на выделение денежных средств для приобретения

Служебная записка о уплате денег.

Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П.

от главного бухгалтера Степановой З.В.

Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.

Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

На представительские расходы Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера. Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.

Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок.

Докладная записка о выделении денежных средств на приобретение компьютеров

В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании.

Как писать служебную записку директору образец: В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец: СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды.

В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов.

Служебная записка о выделение денежных средств на приобретение литературы для корпоративной библиотеки Прошу Вас выделить мне сумму в размере рублей для закупки следующей литературы для фонда библиотеки ООО “ХХХ”: № п/п Автор Название Количество экземпляров Примерная стоимость одного экземпляра 1. 2. 3. 4. Сотрудник / / СОГЛАСОВАНО Начальник отдела / / ВНИМАНИЕ Ответственность за учет и хранение, закупленной специально для подразделений литературы, лежит на руководителях данных подразделений.
Решение о выделении средств на приобретение литературы: Да Нет Руководитель Корпоративного университета / / ПОЛУЧИЛ Сумму в размере рублей / /« » 200_г. Обязуюсь предоставить товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в срок до 25 « » 200_г.

☎ Телефон +7 (925) 529-51-13 ⌚ Часы работыежедневно, круглосуточно ✉ АдресМосковская обл., Ногинский р-н, Электросталь г., ул.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что именно необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой»

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Как написать служебную записку на приобретение оборудования

Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки. Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя). Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.

Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой. Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу. В частности, к подобным требованиям относится следующее:

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

содержит выводы и предложения составителя
информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;

содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Назначение

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Понятие возмещения расходов предприятием

Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.

Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.

К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).

В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! Запись опубликована 07.03.2020 автором admin в рубрике Транспортное право с метками Служебная записка об выделении денежных средств.

Служебная записка на выдачу денежных средств

Одним из подтверждений затрат организации из кассы является служебная записка на выдачу денежных средств. И нужна она в основном одному отделу – бухгалтерия. Цель оформления служебной записки носит материальный характер. И как все подобного рода документы используют ее сотрудники внутри организации. Не для внешнего адресата (показать налоговой документ, разумеется, можно).

Служебная записка на выдачу денежных средств

Пример служебной записки на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств

В соответствии с приказом генерального директора № 56 от 18.06.2023 г. я, менеджер отдела продаж ООО “НскПлат” с 28.06.2023 г. по 10.07.2023 г. нахожусь в служебной командировке в филиале Общества в г. Новокузнецк. Согласно Положению об оплате труда ООО “НскПлат” заработная плата выплачивается работнику 10 и 27 числа каждого месяца на расчетный счет работника или путем выдачи наличных денежных средств из кассы. В настоящее время пластиковая карта ПАО “МТБ54” находится на переоформлении.

На основании изложенного и в целях соблюдения требований трудового законодательства РФ в части выплаты заработной платы, прошу дать поручение директору филиала ООО “НскПлат” в г. Новокузнецк о выдаче заработной платы наличными денежными средства в кассе филиала.

08.07.2023 г. Шкуров Шкуров А.М.

Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств

Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.

Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.

Расходный кассовый ордер сотрудник бухгалтерии оформит в любом случае. На основании поступившей на исполнение служебной записки с резолюцией руководителя.

Составляем служебный документ о денежных средствах

Алгоритм действий, как написать служебную записку, одинаков. Оформление – или с правилами ГОСТ, или с принятыми в организации и утвержденными локальным актом работодателя требованиями.

В правом верхнем углу составитель документа указывает адресата. Это главный руководитель организации. Пусть даже и ответственный за ведение кассы в организации другое лицо. Далее он указывает свою должность и фамилию, инициалы. И оглавление – служебная записка на выдачу денежных средств.

Основная часть текста может начинаться по-разному. Можно указать цели 0 на хозяйственные нужды, для ликвидации последствий каких-то негативных ситуаций, в связи с выездом и т.п. Можно начать следующим образом: “прошу выдать под отчет”. Директор организации может начать – “необходимо выдать денежные средства”.

Цель выдачи денег составитель указывает обязательно. И даже директор. А также размер денежных средств. Если предпочтительнее не наличные деньги, а перевод на карту, об этом составитель тоже указывает в тексте записки.

Далее идет дата (допустимо указать ее в начале текста до оглавления), подпись с расшифровкой.

После исполнения служебной записки на выдачу денежных средств и их расходования, получатель денежных средств отчитывается по произведенным выплатам.

0 0 голоса

Рейтинг статьи